KI-Schulung für Mitarbeiter — mit Nachweis nach Art. 4 KI-Verordnung
Wer im Betrieb ChatGPT, Copilot oder ein anderes KI-Werkzeug einsetzt, fällt unter Art. 4 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 — im Sprachgebrauch „EU AI Act“. Der Artikel verlangt Maßnahmen zur KI-Kompetenz der Beschäftigten, keine bestimmte Form und kein bestimmtes Ergebnis. Sachstand KI-Kompetenz macht daraus einen Ablauf, den ein Betrieb in wenigen Tagen einführt und im Zweifel belegen kann.
Sachstand KI-Kompetenz unterstützt Unternehmen dabei, ihre Maßnahmen zur KI-Kompetenz im Sinne des Art. 4 der Verordnung (EU) 2024/1689 strukturiert umzusetzen und nachvollziehbar zu dokumentieren. Nach erfolgreicher Prüfung stellt Sachstand KI-Kompetenz ein Zertifikat als privatwirtschaftlichen Kompetenznachweis aus.
Was Art. 4 von einer KI-Schulung verlangt — und was nicht
Art. 4 gilt seit dem 2. Februar 2025 und seit dem 27. Juli 2026 in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744: Anbieter und Betreiber ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen — unter Berücksichtigung der technischen Kenntnisse, der Erfahrung, der Ausbildung und des Kontexts, in dem die KI-Systeme eingesetzt werden.
Drei Dinge folgen daraus. Erstens: Die Pflicht trifft den Betrieb, nicht die einzelne Person. Zweitens: Verlangt sind Maßnahmen, kein garantiertes Kompetenzniveau; eine bestandene Prüfung schreibt der Artikel nicht vor. Drittens: Die Maßnahme muss zum Arbeitsplatz passen. Eine Schulung, die der Sachbearbeiterin dasselbe erzählt wie dem Administrator, erfüllt den Wortlaut des Artikels schlechter als eine, die nach Nutzung unterscheidet.
Eine ausdrückliche Pflicht zur Dokumentation steht nicht in Art. 4. Wer die Maßnahme aber nicht belegen kann, hat im Zweifel nichts in der Hand — gegenüber einer Aufsichtsbehörde, einem Kunden, der nach dem Umgang mit seinen Daten fragt, oder dem eigenen Betriebsrat. Der Nachweis ist deshalb keine Pflicht, sondern die vernünftige Form, in der man die Maßnahme ergreift.
Wer geschult werden sollte
Nicht die ganze Belegschaft, sondern alle, die KI bei der Arbeit nutzen — auch gelegentlich, auch über einen Chat-Assistenten im Firmenprogramm. Wer gar nicht damit arbeitet, braucht keine Schulung und keinen Nachweis. Dazwischen liegen vier Stufen, die aus dem Arbeitsplatz folgen, nicht aus der Stellenbezeichnung:
- Keine Nutzung
- Keine Prüfung, kein Nachweis. Die Person bleibt im Register als „nicht erforderlich“ — das ist selbst ein Beleg.
- Anwendung
- Texte, Übersetzungen, Recherche, Auswertungen mit einem KI-Werkzeug. Der häufigste Fall: Datenschutz, vertrauliche Eingaben, Prüfen von Ergebnissen.
- Fachanwendung
- Dazu Programme, die Kunden selbstständig antworten, Bilder oder Stimmen erzeugen, oder die mit Angeboten von außen arbeiten — Kennzeichnung, Transparenz, Grenzen.
- Verantwortung
- Wer Ergebnisse freigibt, ein System einrichtet oder über den Einsatz entscheidet, bis hin zu Hochrisiko-Anwendungen nach Anhang III der KI-Verordnung, deren Betreiberpflichten erst ab dem 2. Dezember 2027 anwendbar sind.
Die Einstufung nimmt bei Sachstand KI-Kompetenz die Person selbst vor, mit drei Fragen in Alltagssprache; die Verwaltung des Betriebs bestätigt den Vorschlag mit einem Klick. Es gibt keine Rollenliste, die jemand pflegen muss.
So läuft die Schulung mit Sachstand KI-Kompetenz
- 1
Aufnehmen
Die Verwaltung nimmt Beschäftigte einzeln oder als Liste auf. Jede Person meldet sich mit ihrer dienstlichen Adresse an; ein Passwort gibt es nicht.
- 2
Selbstauskunft
Drei Fragen in Alltagssprache, eine Minute. Daraus entsteht das Rollenprofil, das die Verwaltung bestätigt.
- 3
Lernstrecke
Fälle aus dem Arbeitsalltag statt Folien: Man entscheidet, sieht die Folge, darf zurückspulen. In eigenem Tempo, jederzeit unterbrechbar, ohne Uhr.
- 4
Prüfung
Szenariofragen zur eigenen Stufe, aus einem versionierten Katalog mit Rechtsgrundlage je Frage. Kritische Fragen müssen alle richtig sein.
- 5
Zertifikat
Nach bestandener Prüfung ein Prüfprotokoll mit Aktenzeichen und Prüfsumme, zwölf Monate gültig, als Zertifikat und privatwirtschaftlicher Kompetenznachweis.
- 6
Register
Die Verwaltung sieht, wer einen gültigen Nachweis hält und wann eine Wiederholung ansteht. Export als Tabelle, alle Protokolle als Paket.
Was das Zertifikat ist — und was nicht
Das Zertifikat ist ein privatwirtschaftlicher Kompetenznachweis. Es gibt für Art. 4 keine amtliche Prüfung und keine akkreditierte Stelle; wer ein „AI-Act-Zertifikat“ mit behördlicher Anerkennung verspricht, verspricht etwas, das es nicht gibt. Was das Protokoll leistet, ist etwas anderes: Es hält fest, welche Person unter welchem Rollenprofil welche Fragen aus welcher Katalogfassung beantwortet hat — mit einer Prüfsumme, die der Server signiert und die jeder auf der öffentlichen Prüfseite nachrechnen lassen kann, ohne Zugang und ohne Personendaten.
Ändert sich die Rolle der Person oder der Rechtsstand, wird der Nachweis als „nicht mehr einschlägig“ ausgewiesen — er wird nie verändert und nie stillschweigend weitergeführt. Deckt der Katalog eine Stufe nicht ab, entsteht kein Nachweis. Ein hohler Nachweis ist keiner.
Was die Schulung nicht tut
Ein System, das Prüfungsergebnisse von Beschäftigten speichert, ist mitbestimmungspflichtig nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Sachstand KI-Kompetenz ist deshalb so gebaut, dass es keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle ermöglicht — technisch, nicht nur per Zusage:
- Keine Zeitmessung
- Weder in der Lernstrecke noch in der Prüfung. Es läuft keine Uhr.
- Kein Lernverhalten
- Von der Lernstrecke wird ein einziges Datum gespeichert: abgeschlossen, mit Zeitpunkt und Inhaltsversion.
- Keine Vergleiche
- Keine Ranglisten, keine Perzentile, kein Vergleich zwischen Personen, Abteilungen oder Vorgesetzten.
- Keine Sanktion
- Eine nicht bestandene Prüfung ist Schulungsbedarf, kein Vermerk gegen die Person. Sie lässt sich jederzeit wiederholen.
Wie das mit dem Betriebsrat zusammengeht und was die mitgelieferte Betriebsvereinbarungsvorlage regelt, steht auf der Seite KI-Schulung und Betriebsrat.
Was es kostet
29 € je Beschäftigten und Jahr, 199 € Grundgebühr je Betrieb und Jahr, einmalig 199 € für Einrichtung und Onboarding-Gespräch — alle Preise netto zuzüglich 19 % Umsatzsteuer, jährlich im Voraus. Keine Staffeln, keine Zusatzmodule. Sitze nimmt die Verwaltung selbst dazu, ohne Rücksprache.
Enthalten sind die laufende Aktualisierung der Inhalte, wenn sich der Rechtsstand ändert, die Betriebsvereinbarungsvorlage und die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Anwendung und Datenbank laufen in Frankfurt am Main; personenbezogene Daten liegen verschlüsselt.
Kostenvoranschlag für Ihren Betrieb
Sie nennen die Zahl der Beschäftigten, wir schicken den Kostenvoranschlag als PDF. Keine Staffeln, keine Zusatzmodule.
KI-Schulung und Betriebsrat · Häufige Fragen zur KI-Verordnung · Nachweis prüfen
Stand: 5. Oktober 2026.